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建筑工程资料形成于工程实施的各个阶段, 具体如下:在工程项目建设前期阶段, 工程资料包括项目批文、工程规划许可证、用地批准等;在工程施工阶段, 主要包括施工许可证、备案登记、技术核定、工程变更、材料检验、隐蔽工程验收、材料合格证明等资料;在竣工阶段, 主要包括与工程结算、决算相关的资料。这就要求建筑工程资料管理必须重视资料的全面性, 将工程资料管理工作贯穿于工程实施的各个阶段。
在工程建设的不同阶段会产生不同的工程资料, 这些资料具备一定的规律性、程序性和持续性的特点, 各个资料之间存在着紧密联系, 相互补充、相互印证, 都是工程管理的有力依据。所以, 在建筑工程实施过程中, 要做到持续不断地收集资料, 避免出现资料遗漏。建筑工程资料管理是一项系统性的工作, 其资料管理工作涉及工程管理、机电安装、通风空调、装饰装修等方面的专业知识, 以及合同管理、造价管理、进度管理、安全管理、质量管理等领域知识, 这对资料管理人员的专业素质提出了高要求。同时, 工程资料管理还要严格按照《建设工程文件归档整理规范》的规定进行资料分类、立卷、造册、归档, 杜绝资料管理杂乱无序。
建筑工程资料管理要对工程资料的形成过程进行管理, 及时收集各个环节产生的资料。如, 及时收集审批环节产生的资料, 保证资料上的签字、盖章真实有效, 将其作为工程竣工结算的重要依据;及时上报、审核、下发和存档图纸会审资料、技术核定资料, 并及时归档整理资质报审、材料报审、隐蔽验收、质量检验等方面的工程技术资料。总而言之, 建筑工程资料管理工作要严格执行相关规范规定, 进一步完善工程资料管理措施, 推进工程资料管理规范化、标准化、制度化, 保证工程资料的完整性, 为工程建设管理和后期运维提供可靠依据。
在建筑工程资料管理中, 要推行规范化管理、标准化, 明确资料管理流程, 确保工程资料的完整性、持续性和真实性。具体措施如下:一是建立健全工程资料管理制度, 规定工程资料的归档范围和质量要求, 使管理制度覆盖到资料接收、检查、发放、保管、归档、移交等各个环节;二是设立工程资料管理部门, 配备专职资料管理人员, 要求管理人员具备相应的职业资格, 不得让资料管理人员兼任其他工作。在资料管理部门中, 要合理设置资料管理岗位, 确保各岗位之间形成相互衔接、相互配合的关系, 促进资料管理工作有序开展;三是严格执行《建设工程文件归档管理规范》, 按照规范要求编制施工资料, 避免出现不规范填写, 保证资料编制质量。
在建筑工程资料管理中, 要加强工程资料质量控制, 确保工程资料达到相关规范的质量要求。具体如下:工程资料的字迹和图样必须清晰, 附有完备的签字盖章手续;保存好工程资料原件, 不得损毁, 复印件要打印清晰, 并在复印件上注明存放地;按照工程勘察、设计、施工、监理等多个方面的技术规范核对工程资料内容是否准确无误;工程资料内容要保证准确、真实, 是工程实际实施过程形成的资料, 保证与工程实际相符;加大工程施工过程中的资料检查力度, 至少每月进行一次资料检查, 确保资料编制严格执行相关文件要求, 与施工现场同步。如果发现有资料缺失现象, 如缺漏清单, 则要督促监理单位和施工单位必须尽快补齐资料。
建筑工程资料管理要规范前期收集工作, 为保证工程资料管理质量打下基础。具体收集整理工作如下:在工程资料填写中要严格按照规范要求进行填写, 统一采用黑色碳素笔, 不得随意涂改已经填写的内容;工程资料收集不仅要做好纸质档案资料收集, 更要加强声像资料收集管理。声像资料收集要严格执行相应规范, 使照片规格、照片文字说明、照片像素、视频拍摄、视频剪辑等都要符合规范要求;在建筑工程建设期间应设置独立运行的档案室, 配备充足的资料管理人员, 做好资料的组卷和归档工作。

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